Etkin Süreç Yönetimi

Etkin Süreç Yönetimi

ISO 9001 standardı, 2000 yılı revizyonundan sonra süreç bazlı yönetime geçmiştir. Ancak firmalar, standardın 2015 yılındaki revizyonundan sonra, süreçlerle yönetimin gerekliliğini daha çok hissetmeye başladı. Eskiden denetimlerde, denetçiler genellikle kalite yönetim temsilcileri ile denetimi geçiriyorlardı ve diğer departmanların yani süreçlerin çalışanları denetime çok fazla katılım göstermiyorlardı. 2015 yılındaki revizyondan sonra, kalite yönetim temsilcisi kavramı ve zorunluluğunun kalkması ve süreç sahiplerinin işin içine daha çok katılması, bu farkındalığın sağlanmasında etkili oldu. ISO 9001:2015 denetimlerinde, artık denetçiler, bütün süreç sahipleri ile denetime girmeye başladılar. Bu gelişme, firmadaki tüm çalışanların kalite yönetim sistemine ve süreç performanslarının takibine önem vermesi gerekliliğinin önemini arttırdı.

Etkin Süreç Yönetimi

Etkin süreç yönetiminin sağlanmasındaki önemli noktalar;

  • Süreçlerin doğru bir şekilde belirlenmesi ve tanımlanması en önemli aşamadır.
  • Süreçler arası etkileşim ve bu etkileşimlerde oluşabilecek riskler mutlaka belirlenmelidir.
  • Süreçlerin performanslarını izlemek için, doğru ve firmanın stratejik kararlarında kullanabileceği anahtar performans göstergelerinin belirlenmesi gerekmektedir.

Not: Doğru veriler ile hazırlanmamış performans raporları, firmaları alacağı kararlarda yanıltacaktır. O nedenle, performans göstergeleri oluşturulurken, mutlaka doğru verileri kullanacak şekilde göstergeler belirlenmelidir. Örneğin; firmada sağlıklı bir hata tespit ve yorumlama sistemi mevcut değilse, doğru tutulmayan hata adetleri ve çeşitleri üzerinden performans takip etmek çok mantıklı değildir. Önce hata adetlerini doğru tespit edebileceğimiz ve hata türlerini daha net elde edeceğimiz bir sistem kurulması daha sonra bu performans göstergesinin belirlenmesi daha mantıklı olacaktır.

Performans göstergelerinin takip edilmesi tek başına yeterli değildir. Süreçlerimizin performans hedefleri olmalıdır. Hedefler, aylık ve yıllık olabilmekle birlikte, tutarlı ve gerçekçi olmalıdır. Örneğin; 3 senedir %5 civarlarında olan hata oranlarını, seneye hiçbir yatırım ve sistem değişikliği olmadan %2’ye indireceğiz hedefi koymak çok da mantıklı değildir.

Etkin Süreç Yönetimi

Süreçler tanımlanırken;

  • Süreç sahibi
  • Süreç çalışanları
  • Önceki ve sonraki süreçler ile ilişkisi
  • Süreci kontrol altında tutan dokümanlar
  • Sürecin etkin işleyebilmesi için gerekli kaynak ihtiyaçları
  • Sürecin işleyişini anlatan bir akış
  • Sürecin performans göstergeleri ve hedefleri mutlaka belirtilmelidir.

Süreç bazlı risk analizi yapılırken;

  • Risk analizi, ilgili süreç çalışanlarının katılımı ile yapılmalıdır.
  • Değişmeyen tek şey değişimdir, bu değişimler de yeni riskler doğurabilir. O nedenle riskler, 6 aylık veya yıllık periyotlar ile gözden geçirilmelidir.
  • Firmada ilk risk analizi yapıldığı zaman, bu risklerin önüne geçilmesi için gerekli kaynaklar ayrılmalı ve gerekli önleyici faaliyetler gerçekleştirilmelidir. Aksi takdirde Zamana yayılan her düzeltici faaliyet etkisini yitirmektedir.

Performans göstergeleri belirlenirken;

  • Performans göstergeleri belirlenmeden önce mutlaka etkin ve doğru veri toplamanın sağlanması gerekmektedir. Bu konunun altını tekrar çizmek istiyorum.
  • Takip edilmesi firmaya yarar sağlayacak ve firmada yorumlama kabiliyetinin sağlandığı performans göstergeleri belirlenmelidir.

Sonuç olarak;

  • Firmada verileri doğru olmayan veya yorumlanamayan 30 tane performans göstergesi (KPI) takip edeceğimize, doğru veriler ile hazırlanmış ve yorumlanabilen 5 tane performans göstergesi takip etmek bize daha çok katkı sağlayacaktır.
  • Etkin bir şekilde yapılan risk analizi ve sonrasında hemen alınacak aksiyonlar ile birçok aksaklığın daha en baştan önüne geçilmiş olunacaktır.
  • Firmamıza yeni katılan personelin oryantasyonu ve çalışacağı süreci yorumlama kolaylığı artacaktır.
  • Gelişime açık noktalar daha iyi tespit edilip, iyileştirme çalışmaları daha etkin bir şekilde yapılacaktır.

Süreçlerin etkin bir şekilde takip edilmesi, yönetilmesi ve iyileştirilmesi firmaların maliyetlerinizi azaltacaktır ve kârlılığı arttıracaktır. Maddi etkilerinin yanında ürün ve hizmet kalitesini arttırıp firma prestijinin artmasını sağlayacaktır.

Bu nedenle firma içindeki süreçlerin belirli periyotlar ile gözden geçirilmesinde yarar vardır. Doğru veriler ile çalışılıp, doğru performans göstergelerinin ve hedeflerinin belirlendiğinin doğrulanması gerekmektedir.

Sosyal Medyada Paylaşın:

Düşüncelerinizi bizimle paylaşırmısınız ?

91. Sayımız Yayında
%d blogcu bunu beğendi: