ISO 9001 standardı, 2000 yılı revizyonundan sonra süreç bazlı yönetime geçmiştir. Ancak firmalar, standardın 2015 yılındaki revizyonundan sonra, süreçlerle yönetimin gerekliliğini daha çok hissetmeye başladı. Eskiden denetimlerde, denetçiler genellikle kalite yönetim temsilcileri ile denetimi geçiriyorlardı ve diğer departmanların yani süreçlerin çalışanları denetime çok fazla katılım göstermiyorlardı. 2015 yılındaki revizyondan sonra, kalite yönetim temsilcisi kavramı ve zorunluluğunun kalkması ve süreç sahiplerinin işin içine daha çok katılması, bu farkındalığın sağlanmasında etkili oldu. ISO 9001:2015 denetimlerinde, artık denetçiler, bütün süreç sahipleri ile denetime girmeye başladılar. Bu gelişme, firmadaki tüm çalışanların kalite yönetim sistemine ve süreç performanslarının takibine önem vermesi gerekliliğinin önemini arttırdı.
Etkin süreç yönetiminin sağlanmasındaki önemli noktalar;
Not: Doğru veriler ile hazırlanmamış performans raporları, firmaları alacağı kararlarda yanıltacaktır. O nedenle, performans göstergeleri oluşturulurken, mutlaka doğru verileri kullanacak şekilde göstergeler belirlenmelidir. Örneğin; firmada sağlıklı bir hata tespit ve yorumlama sistemi mevcut değilse, doğru tutulmayan hata adetleri ve çeşitleri üzerinden performans takip etmek çok mantıklı değildir. Önce hata adetlerini doğru tespit edebileceğimiz ve hata türlerini daha net elde edeceğimiz bir sistem kurulması daha sonra bu performans göstergesinin belirlenmesi daha mantıklı olacaktır.
Performans göstergelerinin takip edilmesi tek başına yeterli değildir. Süreçlerimizin performans hedefleri olmalıdır. Hedefler, aylık ve yıllık olabilmekle birlikte, tutarlı ve gerçekçi olmalıdır. Örneğin; 3 senedir %5 civarlarında olan hata oranlarını, seneye hiçbir yatırım ve sistem değişikliği olmadan %2’ye indireceğiz hedefi koymak çok da mantıklı değildir.
Süreçler tanımlanırken;
Süreç bazlı risk analizi yapılırken;
Performans göstergeleri belirlenirken;
Sonuç olarak;
Süreçlerin etkin bir şekilde takip edilmesi, yönetilmesi ve iyileştirilmesi firmaların maliyetlerinizi azaltacaktır ve kârlılığı arttıracaktır. Maddi etkilerinin yanında ürün ve hizmet kalitesini arttırıp firma prestijinin artmasını sağlayacaktır.
Bu nedenle firma içindeki süreçlerin belirli periyotlar ile gözden geçirilmesinde yarar vardır. Doğru veriler ile çalışılıp, doğru performans göstergelerinin ve hedeflerinin belirlendiğinin doğrulanması gerekmektedir.