Hak Talebi Yönetimi

Ülkemizde Hak Talebi Yönetimi

Ülkemizde hak talebi yönetimi oldukça yeni bir kavram sayılabilir. Öyle ki uluslararası inşaat sektöründe yaygın olarak kullanılan “Claim management” ifadesinin oturmuş yerel bir karşılığı bile henüz yoktur.

“Talep yönetimi”- “Ek hak talebi” – gibi pek çok terimle karşılaşılmasına rağmen sürecin tarafların kazandığını düşündükleri hakların uygun bir formatla talep edilmesi ve değerlendirilmesi olarak özetlenebileceğinden hareketle “hak talebi yönetimi” tanımı, daha anlaşılır ve süreci kapsayan bir ifade olarak kabul görebilir.

Ülkemizde hak talebi yönetiminin daha geç gündeme gelmesinde iş ilişkilerimizde yazılı iletişim yerine diyalogların tercih edilmesi ve bu şekilde yürütülen ilişkinin sistematik olarak kontrol edilip yönetilmesinin güçlüğüdür.

Hak Talebi Yönetiminin Temel Bileşenleri

Hak talebinde bulunmak için, öncelikle talepte bulunan taraf adına, karşı tarafın tamamen ya da kısmen yükümlülüklerini yerine getirmemesinden kaynaklanan bir “mağduriyet”- “event” oluşmalıdır. Oluşan mağduriyetin nasıl tanımlanıp bildirileceği ve nasıl değerlendirileceği ise tarafların aralarında imzaladıkları sözleşme ile sözleşme ekleri ve yönlendirdikleri standart, şartname vb. belgelerde tarif edilmektedir.

Taahhüt Süreçlerinde Hak Talebi Yönetimi

İhale Süreci

Taraflar için tüm süreç boyunca herhangi bir mağduriyetin oluşmamasını esas alırsak, iyi bir hak talebi yönetimi öncelikle mağduriyetlerin oluşmasını engellemeye yönelik olmalıdır. Bu da en çok mağduriyet oluşma sebebini oluşturan taahhüt sürecinin ilk aşamalarına dikkat çekmektedir. Maalesef, keşif özeti, çizimler, teknik ve idari şartnameler gibi ihale dokümanlar oluşturulurken talepler ve koşullar eksik veya yanlış anlamaya sebep olacak şekilde aktarılmakta, hatta çoğu zaman önceki benzer ihale dokümanlarından kopyalama yoluna gidilmektedir. Benzer şekilde teklif verenler de yayınlanan ihale dokümanlarını yeterince incelememekte ve çoğu zaman talep edilen işi veya koşulları eksik ya da yanlış anlamaktadır. Yapım koşulları ve yapılacak iş ile ilgili beklentilerin taraflarca farklı anlaşılıp yorumlanması ise oluşan mağduriyetlerin en temel kaynağıdır. Mağduriyetler henüz oluşmadan engellemek adına;

  • İdare’nin tüm ihale dokümanlarını ve sonrasında gelen sorulara cevapları beklentileri ve koşulları tam, doğru ve net aktaran bir şekilde hazırlayıp sunması,
  • Teklif verenlerin idarenin yayınladığı tüm ihale evraklarını dikkatlice incelemesi, beklenti ve koşulları anladığından emin olması ile birlikte şüphe duydukları her noktanın açıklıkla sorulması,
  • İhale sürecinde mutlaka yeterli bir soru – cevap sürecinin bulunması önemlidir.

Sözleşme Süreci

İhale sürecine benzer şekilde sözleşmenin de taraflarca yeterince incelenip müzakere edilerek talep ve koşulları tam, doğru ve açık bir şekilde aktaran bir sözleşme olması da mağduriyetin henüz oluşmadan kaynağının kaldırılması için gereklidir. Ayrıca, mağduriyet olduğu düşünülen konunun nasıl bildirileceği, nasıl değerlendirileceği ve nasıl telafi edileceğinin kural, usul ve şartları sözleşmede tanımlanmaktadır ki bu durum sözleşme sürecini taraflar için çok önemli kılar. Bu noktada, özellikle ülkemizde taahhüt sürecine dahil pek çok kişinin mühendislik eğitimi almış olması sebebiyle, direkt esasa yönelik konulara önem verilmekte ve hukukta usulün esastan önce geldiği prensibi atlanmaktadır.

Yapım Süreci

Her ne kadar ihale ve sözleşme süreci ile oluşabilecek birçok mağduriyetin baştan önüne geçilip azaltılmasına çalışılsa da yapım süreci karışık, çok etkenli ve çok taraflı yapısı ile mağduriyetlerin oluşmasına ortam sağlayan bir süreçtir.

Bu süreçte taraflar, yaşanabilecek mağduriyetler konusunda önceden karşı tarafı sözleşmede tanımlanan şekillerde bilgilendirmeli ve  bu sayede önceden tedbir alınarak engellenebilecek durumda olan mağduriyetlerin önüne geçilmesine fırsat tanımalıdır.

Kritik noktalardan bir tanesi, yaşanan bu “mağduriyet” in onaylanmış doküman ve bilgilerle ispatlanmasıdır. Bu noktada oluşmuş veya oluşacak mağduriyetlerin tartışmaya mahal vermeyecek şekilde kayıt altına alınmasının ve dolayısıyla da doküman kontrol işinin hak talebi yönetimindeki önemini de vurgulamalıyız. Mağduriyet hakkındaki bildirim ve yazışmaların zamanında ve usulüne uygun yapılması ve sonrasında yaşanacak değerlendirme sürecinde de ilgili tüm doğru bilgiye kolay bir şekilde ulaşabilmek ancak başarılı bir doküman kontrol sistemi sayesinde olur. Bu süreci yönetecek uygun nitelikte yeterli sayıda personel ya da yazılım kullanılmasının önemi sanıldığından çok daha fazladır.

Bu noktada taraflar arasında genellikle bir çıkar çatışması da oluşmaktadır. Mağdur olan taraf bu mağduriyetin mümkün olan en kısa sürede giderilmesini isterken, karşı taraf ise bu mağduriyeti hiç karşılamamak ya da en azından işlerin tamamlanması koşuluna bağlamak ve dolaysıyla kesin hesap dönemine ötelemek istemektedir.

Kesin Hesap Dönemi

Hak talebi yönetiminin bu noktadan sonraki amacı sözleşmede belirtilen esaslara uygun olarak oluşan mağduriyetlerin değerlendirilmesi ve nasıl telafi edileceklerinin tespitidir ki bu konuda iyi bir doküman kontrol ile sözleşmede şartlara uygun hareket eden tarafın durumu aktarabilmesi şüphesiz çok daha kolay olacaktır.

Sık Yaşanan Mağduriyetler

Bu süreçlerde çok çeşitli mağduriyetler yaşanabilir ve hepsini baştan öngörebilmek mümkün değildir, ancak genelde yaşanan mağduriyet yapım sürecinin uzaması ile oluşan mağduriyettir. Süre uzatımı haricinde, yine süresel etkisi olan aksatıcı/akamete uğratıcı olaylar neticesinde oluşan mağduriyetler, verimsiz çalışma sebebiyle oluşan mağduriyetler, gerektiğinde işin hızlandırılması ile ilgili oluşabilecek ek hak talepleri olabileceği gibi, işin kapsamında yapılan değişiklikler, proje saha şartlarının değişmesi neticesinde de hak taleplerinde bulunulabilmektedir.

Süre uzatımı talebi, proje yapım süresinin taraflardan birisini kusuru sonucu uzaması durumunda diğer tarafın sebep olunan gecikme süresi için bu tür giderlerin karşılanması talebidir. Ülkemizde en sıklıkla karşılaşılan mağduriyet süre uzatımı olsa da maalesef işverenlerin projenin zamanında bitmesi için tüm gerekleri yerine getirdikleri yönündeki inancı sonucu karşılamaya en az istekli olduğu kalemdir.

Yine de genelde tutar olarak en büyük kalem olması sebebiyle detaylandırmak gerekirse;

Yüklenici için maliyetin iki temel bileşeni vardır; yapılan iş miktarı ile birebir ve direkt olarak ilişkili malzeme ve işçilik giderleri olarak özetleyebileceğimiz direkt giderler ve personel giderleri, merkez ofis gider payı, finansal giderler, teminat giderleri, damga vergisi, saha binaları, araç, ekipman ve demirbaş kira ve amortisman giderleri vb. yapılan iş miktarı ile bir şekilde ilgili de olsa birebir ve direkt olarak ilişkili olmayan endirekt giderler. Endirekt giderler içindeyse personel giderleri, kira ve amortisman giderleri, teminat giderleri vb. işin yapım süresi ile direkt ilişkili olan giderler vardır ve benzer giderler toplamı, toplam maliyetin hiç de küçümsenmeyecek bir kısmını oluşturmaktadır. Benzer şekilde, “işveren”in kuracağı denetim/tasarım grubunun da giderleri süre ile direkt ilişkilidir. Yapım sürecinin uzaması ile ilgili oluşan mağduriyet, temelde süre ile ilişkili olan ve uzayan süre kadar artan endirekt giderlerin karşılanmasıdır.

Sonuç olarak;

Hak talebi süreci, bir kar ya da zarar işleminden çok, tarafların mağduriyetlerinin giderildiği ve tarafları memnun eden sonuca ulaşmanın hedeflendiği bir süreç olarak değerlendirilmelidir. İyi niyet çerçevesinde taraflar mağduriyetlerin nasıl telafi edileceğine dair bir orta yol bulması esastır. Ancak bu şekilde bir anlaşmaya varılamaması durumunda  sözleşmede tanımlı hukuki çözüm süreci başlatılmalsı kaçınılmazdır.  Ancak unutulmamalıdır ki, genelde bu süreç taraflar için hem daha maliyetli, hem daha zahmetli, hem de uzun bir süreçtir.

Bu karşılıklı hak ve menfaatlerin adilce korunacağı çözümlemelerin hayata geçirilebilmesi için öncelikle sektör bileşenlerinin farkındalığının yaratılması gerekmektedir. Evrensel şartnamelerin ülkemiz hukuk sistemine uyarlanması, hak talebinde hakemlik kurumlarının bu süreçlere hukuksal katılımının sağlanması, etkisinin güçlendirilmesi için ilişkide bulunduğumuz platformlarda konu edinilmesi öncelikli hedeflerimiz arasında olmalıdır.

Benzer İçerikler

Yorum Ekle